Kaavat valmistellaan vuorovaikutuksessa niiden kanssa, joiden oloihin tai etuihin ne vaikuttavat. Kunnat ja maakuntien liitot tiedottavat ajankohtaisista kaavahankkeista internet-sivuillaan, sanomalehdissä ja kaavoituskatsauksissa. Kaavoituksesta tiedottamisella varmistetaan, että osallisilla on mahdollisuus seurata kaavoitusta ja vaikuttaa siihen. Osallisia ovat ne, joiden oloihin tai etuihin kaava saattaa huomattavasti vaikuttaa.
Tiedottamisella varmistetaan, että osallisilla on mahdollisuus seurata kaavoitusta ja vaikuttaa siihen. Kunnat tiedottavat ajankohtaisista kaavahankkeista vuosittain julkaistavassa kaavoituskatsauksessa.
Kaavan valmistelun aloittamisesta (vireille tulosta), nähtävillä olosta ja hyväksymisestä tiedotetaan paikallisissa sanomalehdissä. Poikkeuksena on vaikutukseltaan vähäinen asemakaavan muutos, jonka vireille tulosta voidaan ilmoittaa kirjeellä asianosaisille. Kaavoituksesta tiedotetaan useimmiten myös sähköisesti.
Osallisia ovat ne, joiden oloihin tai etuihin kaava saattaa huomattavasti vaikuttaa. Heitä ovat esimerkiksi kaava-alueen maanomistajat, asukkaat ja muut ympäristön käyttäjät. Viranomaiset ja yhteisöt ovat osallisia, kun kaavoitus koskee niiden toimialaa. Jos kaava vaikuttaa yli kuntarajojen, myös toisen kunnan jäsen voi olla osallinen.
Suunnitellut osallistumistilaisuudet sekä perustiedot kaavahankkeesta esitetään osallistumis- ja arviointisuunnitelmassa. Osallistua voi monella tavalla, esimerkiksi ottamalla yhteyttä kaavoittajaan, osallistumalla tiedotus- ja keskustelutilaisuuksiin tai esittämällä mielipide kaavasta sen ollessa nähtävillä.
Kaavojen valmistelussa tarvitaan myös viranomaisten yhteistyötä. Merkittävistä kaavoista järjestetään kunnan, maakunnan liiton ja valtion viranomaisten välisiä viranomaisneuvotteluja. Niiden tarkoituksena on saattaa kunnan tai maakunnan liiton tietoon muun muassa valtakunnalliset ja tärkeät seudulliset alueidenkäyttötavoitteet sekä viranomaisten käsitykset tutkimusten ja selvitysten tarpeesta.
Eri toimijoiden tavoitteet ja edut ovat usein keskenään ristiriitaisia. Vuoropuhelun avulla erilaisia näkemyksiä sovitetaan yhteen. Aina ei silti päästä kaikkien osapuolten kannalta hyväksyttävään lopputulokseen. Tällöin on mahdollista hakea muutosta kaavan hyväksymistä koskevaan päätökseen. Valitusoikeus on asianosaisilla, kunnan jäsenillä, eräillä yhteisöillä sekä valtion viranomaisilla. Vaikutukseltaan vähäisestä asemakaavan muutoksesta valitusoikeus on suppeampi.