Tietopyyntöjä voi esittää vapaamuotoisesti ottamalla yhteyttä kulloiseenkin yksikköön, joka käsittelee pyydettäviä tietoja. Esimerkiksi kouluasioita koskevat tietopyynnöt esitetään kunkin koulun koulusihteerille tai taivalkoski.kunta@taivalkoski.fi.
Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisesti tai paperisina. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina, voi tutustua asiasta vastaavan yksikön tiloissa.
Voit kysyä neuvoja ja ohjeita tietopyynnöistä sekä tietosuojasta kaupungin tietosuojavastaavalta. Tietopyynnön tarkka kohdistaminen nopeuttaa käsittelyä.
Oikeus saada itseä koskevia tietoja perustuu julkisuuslakiin (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta) ja toisaalta Euroopan unionin tietosuoja-asetukseen. Julkisuuslain ja tietosuoja-asetuksen välillä on eroja päällekkäisyyksistä huolimatta. Erot liittyvät muun muassa pyynnön enimmäiskäsittelyaikaan ja muutoksenhakuun.
Julkisuuslain perusteella voi pyytää julkisia asiakirjoja ja myös itseä koskevista asioista. Tietosuoja-asetus soveltuu paremmin henkilörekistereihin liittyvien henkilötietojen pyytämiseen.
Julkisuuslain mukaan tietopyyntö käsitellään viivytyksettä, viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnöstä. Aikaa voidaan jatkaa enintään kahdella viikolla.
Tietosuoja-asetuksen mukaiseen omien tietojen tarkastuspyyntöön ja virheellisten tietojen oikaisuvaatimukseen vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Aikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Paperitulosteista voidaan periä maksu, kun tietoa ei voida välittää esimerkiksi suojaamattomassa sähköpostissa tiedon salattavuuden perusteella.
Virheellisten tietojen oikaisemiseksi tai korjaamiseksi on oikeus esittää pyyntö samoin kuin esimerkiksi sellaisten tietojen poistamiseksi, joita ei enää käytetä alkuperäiseen käyttötarkoitukseen.
Tietojen oikaisupyyntö on suositeltavaa esittää suoraan tietoa käsittelevälle viranomaiselle. Lisäksi pyyntö voidaan esittää tietoturvallisesti myös tämän sivun oikeasta laidasta löytyvän tietojen oikaisulomakkeen avulla, johon yksilöidään tarkasti asiakirja tai rekisteri, jossa esiintyvä tieto pyydetään oikaistavaksi.
Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta (JulkL621/1999). Tietopyynnön sisältö tulee yksilöidä siten, että viranomainen voi selvittää, mitä tietoa tai asiakirjaa pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, joka ei sisällä henkilötietoja, pyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä tai muusta asiakirjasta tiedon pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja oma henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Tiedonsaajan tulee suojata tiedot asiattomalta käsittelyltä.
Tietopyynnön voit tehdä tämän sivun oikeasta laidasta löytyvän sähköisen lomakkeen avulla tai yhteydenotolla asiaa käsitteleviin yksiköihin.
Asianosaisen tietopyyntö
Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä kaupungin viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
Asianosaisen edustajalla ja avustajalla on yleensä sama tiedonsaantioikeus kuin asianosaisella itsellään. Vajaavaltaisen tiedonsaantioikeus kuuluu yleensä huoltajalle, edunvalvojalle tai muulle lailliselle edustajalle.
Asianosainen saa käyttää asianosaisjulkisuuden perusteella saamiaan tietoja sen oikeuden, edun tai velvollisuuden hoitamista koskevassa asiassa, johon asianosaisjulkisuus kohdistuu. Muussa asiassa asianosainen ei sen sijaan saa käyttää hyväksi tällaista tietoa. Asianosainen ei myöskään saa ilmaista sivulliselle saatuja salassa pidettäviä tietoja.
Unionin tietosuoja-asetuksen nojalla voi pyytää itseä koskevia rekisteritietoja. Tietoja voidaan pyytää myös toisen puolesta asiamiehen ominaisuudessa esimerkiksi edunvalvontatapauksissa.
Tietopyynnön voit tehdä sivun oikeasta reunasta löytyvällä sähköisellä lomakkeella, tai yhteydenotolla asiaa käsitteleviin yksiköihin. Hakijan henkilöllisyys ja oikeus pyydettyihin tietoihin tarkistetaan.